Rituels des équipes en remote

21 septembre 2022
Rituels des équipes en remote

Imaginez que vous travaillez d’où vous voulez, avec des horaires flexibles et de la liberté dans l’organisation de votre travail. Vous êtes salarié.e dans une structure en croissance et dans une équipe motivée.

Bienvenue chez Scalingo.

Dans ce 3e article de la série Life at Scalingo, nous dévoilons les rituels qui rythment notre quotidien et ce qu’ils nous apportent.

Remote-first depuis 2020

Dans le premier article de la série qui détaillait le passage du bureau au remote hybride chez Scalingo , vous avez eu un aperçu de notre quotidien depuis la transition vers le 100% remote.

Aujourd’hui, notre siège est toujours à Strasbourg mais Scalingo recrute dans toute la France. C’est pour cette raison que notre organisation est pensée pour faciliter les échanges quotidiens, d’où que l’on soit.

Dans cet article, vous découvrirez quels sont les rituels formels et moins formels que nous avons mis en place. Vous découvrirez aussi comment ils nous permettent de développer et garder du lien.

À quoi servent ces rituels qui rythment notre quotidien

Chez Scalingo, la liberté dans l’organisation de chacun.e est ponctuée de rituels récurrents.

Ils nous permettent de créer du lien, garder de la cohésion, travailler plus facilement en équipe mais aussi d’éviter l’isolement. Ces rituels peuvent avoir lieu en ligne ou en personne, quand l’occasion se présente.

Pour une startup remote-first il est important de se créer des rendez-vous récurrents pour créer, développer et conserver une bonne communication entre collègues. Ces routines sont importantes, aussi pour éviter la solitude parfois ressentie en télétravail.

La plupart de ces rituels se font en asynchrone pour que chacune et chacun puisse organiser librement son temps de travail. Pour ceux qui ont lieu “dans la vraie vie”, nous rendons les comptes-rendus accessibles à celles et ceux qui n’ont pu être présent.e.s. Les comptes-rendus de réunions ou supports de présentations sont accessibles à l’ensemble de l’organisation sur Notion.

Concrètement, le siège de Scalingo est à Strasbourg mais dans l’équipe il y a aussi des salarié.e.s qui vivent à Paris, Lille, Nancy, Lyon, Besançon et cette liste est amenée à grandir ! C’est justement parce que nous travaillons en asynchrone et depuis des endroits géographiques différents, que ces moments qui rythment la vie en entreprise sont nécessaires et importants.

Chez Scalingo, nous avons la chance de pouvoir travailler aux horaires qui conviennent le mieux à notre mode de vie, à notre horloge biologique et choisir les plages horaires auxquelles nous sommes les plus efficaces. C’est pourquoi nous privilégions les communications à l’écrit, avant de nous synchroniser à l’oral, quand c’est nécessaire.

Les types de rituels

Chez Scalingo, les rituels qui nous rassemblent ont lieu en ligne mais nous en avons aussi en présentiel. Il en existe plusieurs types.

Il y a d’abord ceux qui ont lieu à chaque recrutement, mais aussi les rituels quotidiens, ceux qui ont lieu en groupe, avec son ou sa manager, ceux qui ont lieu à distance ou en personne.

Commençons par les rituels liés à l’accueil de nouvelles et nouveaux venu.e.s dans l’entreprise.

L’onboarding

Dans chaque entreprise et encore plus dans une startup en croissance comme Scalingo, le recrutement de nouveaux talents est primordial. Les talents sont la première richesse des startups. Mais trouver les bonnes personnes n’est pas toujours simple. Alors quand on les trouve, il est important de les intégrer le mieux possible dans l’entreprise.

Scalingo recrute

De la même façon que nous avons écrit une procédure précise de recrutement, nous avons créé une procédure d’onboarding. Elle démarre 1 mois avant l’arrivée de la personne et s’achève à la fin de la période d’essai.

Chez Scalingo, chaque nouveau recrutement démarre avec une première semaine d’onboarding qui a lieu à Strasbourg, au siège. L’accueil des nouveaux membres dans l’équipe se fait en plusieurs étapes :

Nous préparons le matériel, les accès et autorisations à nos logiciels et le welcome kit pour qu’ils soient prêts dès le premier jour.

À leur arrivée, une présentation de Scalingo est faite par Léo ou Yann, les deux co-fondateurs, dans les locaux de Strasbourg.

Ensuite, un temps est prévu pour suivre les informations d’onboarding et les différentes procédures et connexions. Elles sont accessibles et documentées dans Notion.

Récemment, nous avons aussi mis en place une présentation des équipes de 30 minutes, souvent entre le/la manager de chaque équipe et la nouvelle recrue. Dans les semaines qui suivent, une demi journée de shadowing (une sorte de “vie ma vie”) est prévue avec chaque responsable d’équipe. Ces moments d’échanges privilégiés permettent de comprendre dès le départ les différents rôles, responsabilités et missions de chaque équipe.

Le rapport d’étonnement

Un rapport d’étonnement est demandé à chaque nouvel.le arrivant.e. Il est présenté généralement un à deux mois après l’arrivée dans l’entreprise. Ces rapports d’étonnement, auxquels nous assistons toutes et tous, permettent de prendre du recul sur notre organisation et d’apporter un regard neuf, dans la logique du Shoshin. C’est un terme japonais qui signifie “l’esprit du débutant” : “Se convaincre que l'on est un débutant toute sa vie est le meilleur moyen de progresser car l'innovation vient souvent d'un regard neuf sur un problème familier.”

“ C’est très positif d’arriver dans une structure où les retours des salarié.e.s sont pris en compte et encouragés ! ”
Thomas Ballandras, Technical Account Manager.

Le quotidien sur Slack

Au quotidien, nous travaillons en équipe (SRE, Sales, IST, UFS, InfoSec, Customer Success, Marketing) mais il est important pour nous de garder le contact toutes et tous ensemble.

Chacun.e commence sa journée en disant bonjour dans le canal Slack général par exemple. Nous avons aussi un can “Random” dans lequel chacun.e est libre de poster sa musique du moment, ses découvertes, les choses drôles à partager… Nous consultons et alimentons ce channel pendant nos horaires de travail.

“ Pas de réunions inutiles chez Scalingo ! ”
Etienne Michon, R&D Engineer & Infrastructure Services Lead.

Discord, la nouvelle machine à café

Il ne fait pas encore le café, mais nous avons aussi un canal Café Rooftop sur Discord. Idéal pour celles et ceux qui souhaitent discuter dans un cadre plus informel. Avant de démarrer sa matinée ou son après-midi, ou entre deux réunions, c’est le canal Discord qui permet d’échanger avec les collègues présent.e.s à ce moment là. Ce n’est pas aussi bien qu’une vraie machine à café, mais sans doute ce qui s’en rapproche le plus. (et pas de déception possible sur la qualité du café !)

Weekly Synchronisation Meetings

Parmi les rituels hebdomadaires, les Weekly Synchronisation Meetings (WSM) ont lieu chaque lundi et vendredi à l’écrit sur le canal Slack dédié.

Les WSM servent à partager notre état d’esprit du moment mais aussi les tâches sur lesquelles nous travaillons. Ce rituel permet de partager son programme de la semaine ou du weekend, au travail et dans notre vie personnelle, si on le souhaite.

Nous utilisons des emojis (souvent ceux de la météo mais pas obligatoirement) pour illustrer nos WSM.

“ Les réunions de ComOp du lundi sont un vrai plus pour se coordonner entre équipes. ”
Alice Burthe-Mique, Customer Success Team Lead.

Comité Opérationnel

Un autre rituel qui a lieu chaque semaine : c’est la réunion du ComOp (pour Comité Opérationnel), les lundis dans la Grande Salle du Conseil, sur Discord.

L’objectif du ComOp est de faciliter la synchronisation des équipes sur des sujets transverses. Chaque équipe écrit quelques lignes pour relever les points saillants et réalisations de la semaine passée ainsi que ceux de la semaine à venir. Cela permet à chaque équipe d’exposer ses sujets du moment et donc aux autres équipes de se préparer à des demandes qui pourraient arriver prochainement.

La réunion en elle-même réunit un.e représentant.e par équipe et dure 1h maximum. Elle démarre par un temps de lecture silencieuse pour prendre connaissance de l’ensemble des informations. Ensuite, un temps d’échanges est consacré répondre aux questions formulées par écrit, après lecture du document. Ces échanges et réponses sont chronométrés pour être efficaces. Cela nous aide à rester concentré.e.s sur le sujet de départ.

Au début de la séance, un.e secrétaire et un Maître/Maîtresse de Cérémonie sont nommé.e.s, pour respecter le temps prévu et garder la trace écrite des questions/réponses.

“ Chez Scalingo on pense que tout le monde peut se tromper mais nous cherchons toujours pourquoi ça n’a pas marché et comment nous améliorer. ”
Léo Unbekandt, Co-fondateur et CTO.

One-on-One

Les réunions en One-on-One (O3) ont lieu entre manager et managé.e de façon hebdomadaire. C’est un véritable outil de management. Chaque semaine, nous réservons un créneau fixe pour faire un bilan et savoir comment se sent la personne managée, connaître ses points de satisfaction ou au contraire ses points bloquants et y apporter des solutions. C’est un moment d’échange privilégié.

Continuous Improvement Meetings

Chez Scalingo, nous accordons une place centrale à une valeur qui nous est chère : l’amélioration continue. C’est pourquoi nous organisons des Continuous Improvement Meetings (CIM) qui réunissent toute la société et ont lieu une fois par trimestre en présentiel ou à distance, grâce à MetroRetro. À mi-chemin entre le format du BarCamp et celui du Lean Coffee, différents ateliers sont organisés pour questionner notre organisation et nos pratiques.

Les CIM sont l’occasion de repenser et/ou d’améliorer nos processus et de les documenter. Cela peut aller de l’organisation du bureau à des éléments de la roadmaps ou des questions liées à des thématiques ressources humaines, comme la transparence de la grille des salaires.

“ Une grande liberté demande une grande organisation personnelle. ”
Yann Klis, co-fondateur et CEO.

All Hands Meetings

Un classique, aussi appelé “Town Hall” dans certaines entreprises, le All Hands Meetings a lieu en présentiel ou sur Discord à chaque fin de trimestre chez Scalingo. C’est un point d’étape présenté par le board qui fait le bilan des réalisations du trimestre et donne les grandes orientations stratégiques à venir.

Off-site retreat

Une à deux fois par an, tout Scalingo se retrouve pendant 3 jours pour passer du temps ensemble, faire des activités de groupe et prendre du recul sur quotidien au travail, dans un cadre moins formel. C’est notre off-site retreat. Le premier off-site Scalingo a eu lieu près d’Avignon fin 2021. Le second avait lieu en juin 2022 dans les Hautes-Vosges, dans un gîte bucolique et privatisé pour l’occasion. Au programme du dernier off-site : la visite du KM0 Mulhouse (haut lieu de la transformation digitale de l'industrie alsacienne), suivie d’un All Hands meeting, d’une marche en forêt pour les volontaires, d’un atelier cuisine, de temps libre, d’un barbecue, de jeux de société, d’une partie de billard, d’un repas en ferme-auberge, d’un bain nordique pour les plus motivés et d’une réunion d’équipe. Bref, des moments appréciés si on en croit les résultats du sondage post-événement !

Entretien individuel

L’incontournable entretien individuel a lieu 1 à 2 fois par an chez Scalingo. Nous pensons qu’avoir deux points d’étape dans l’année permet de résoudre ou d’améliorer des choses qui peuvent l’être, d’un côté comme de l’autre, sans avoir à attendre une année entière pour en parler.

Ce que nous apportent ces rituels

Le point commun entre tous ces rituels ? Ils nous rassemblent, nous aident à avancer vers notre objectif : construire un produit de classe mondiale.

L’autre utilité de ces rituels : ils nous permettent de nous améliorer de façon continue. C’est une des valeurs clé de Scalingo.

Des rituels, de la confiance et du progrès

Une grande liberté n’est pas forcément synonyme de joyeux bazar. Nous prévoyons toujours où nous voulons aller et comment nous comptons le faire. La confiance mutuelle est une notion clé de notre organisation.

Chez Scalingo, nous pensons que tout le monde peut se tromper, que cela fait partie du progrès. Cela s’applique aussi à l’entreprise et à nos rituels. Ils ont bien évolué depuis 2 ans et cela continue encore aujourd’hui ! Fournir à l’équipe un maximum de clefs pour participer au développement de chacun.e est important pour nous. Nous voulons que Scalingo grandisse en même temps que vous.

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Louisa El Allali
Louisa El Allali
Louisa est Head of Marketing Communication at Scalingo. La mission qui lui tient à coeur ? Mettre en valeur les accomplissements et réalisations des clients mais aussi de l’équipe Scalingo. Elle milite aussi pour la réintroduction des plantes dans les espaces de travail.

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