Life at Scalingo #1 : du bureau au remote hybride

Depuis le début de la pandémie, les confinements successifs ont forcé les entreprises à expérimenter le travail à distance.

La situation sanitaire a conduit la plupart du travail de bureau à être fait à la maison, et beaucoup d'entreprises ont connu des difficultés face à une telle transition.

Chez Scalingo, nous avons toujours été favorables au travail à distance. Cependant, la transition totale vers le télétravail nous a apporté de nombreux défis.

Comme la majorité des autres entreprises, nous avons été contraints de passer à un modèle entièrement à distance avec la pandémie. Un modèle que nous avons décidé de maintenir et d'embrasser totalement.

Nous avons beaucoup appris de cette transition. Et nous avons dû expérimenter et mettre en œuvre de nouvelles méthodes pour optimiser le travail à distance pour tous les membres de l'équipe.

Dans cet article, nous allons partager notre expérience et nos conseils sur l'organisation d'une équipe en remote.

C'est parti !

Contexte : un peu d'histoire de Scalingo

Chez Scalingo, nous fournissons des solutions d'hébergement cloud en tant que PaaS.

Cela signifie que nous travaillons principalement sur des ordinateurs, donc le travail à distance pourrait sembler être une alternative plus facile.

Cependant, nous n'avons pas toujours travaillé à distance, et nous avons été confrontés à de nombreux défis lorsque la pandémie nous a obligé à mettre nos équipes en télétravail.

Pour vous parler de cette transition, commençons par un peu de contexte.

En 2019, Scalingo ne comptait qu'une poignée d'employés.

Tout le monde était localisé à Strasbourg et nous travaillions tous dans le même bureau. Pour se parler il suffisait de lever la tête. À cette époque, nous étions déjà ouverts au travail à distance lorsque cela était nécessaire. Si un employé avait quelque chose d'important à faire à la maison, il pouvait tout à fait travailler à distance ce jour-là.

Nous avions donc soigneusement choisi nos outils pour pouvoir travailler à distance, de manière à ce qu'ils soient suffisamment pratiques pour pouvoir effectuer des tâches ou travailler dans le train ou dans un espace de coworking lors de déplacements pour rencontrer des clients.

Mi-2019, un nouveau membre a rejoint l'équipe, et c'était notre premier employé en full remote.

Thomas est notre Business Development Executive et il est localisé à Paris.

Avant la pandémie, il venait occasionnellement au bureau de Strasbourg, mais la majorité de son travail se faisait à distance.

Entre-temps, 2020 est arrivé et nous avons dû faire face à de nombreux défis. Et c'est ce que nous allons vous raconter dès maintenant !

Les différents défis que nous avons rencontrés avec le remote

Avant la pandémie

Avec l'arrivée de Thomas dans notre équipe, nous avons rapidement réalisé que le télétravail nous imposait de nouveaux défis.

Pour la première fois, un membre de l'équipe n'était pas physiquement présent au bureau. Nous ne pouvions pas communiquer directement avec lui comme avec les autres employés.

Et avec cela, nous avons fait face à notre premier défi : Comment partager efficacement des informations importantes avec toute l'entreprise?

Nous sommes partis d'un principe de base simple, à savoir que les communications importantes doivent être écrites et accessibles instantanément à tous ceux qui doivent les recevoir.

Cette pratique présente de multiples avantages. Les principaux sont le fait qu'elle permet une communication asynchrone, et que l'information est traçable et accessible à tout moment.

Nous utilisons donc différents outils pour communiquer. Slack est notre principale plateforme de communication. Elle nous permet de partager instantanément les informations nécessaires avec toute l'équipe et de séparer chaque sujet de discussion dans un canal spécifique.

En ce qui concerne la documentation, notre base de connaissance est Notion pour tout stocker et classer par catégorie. L'outil est facile à prendre en main et suffit à notre usage.

Une fois ce problème de communication résolu, nous avons constaté un autre défi lié à la nature du travail à distance.

Lorsque l'on travaille quotidiennement avec une équipe au bureau, une communication non formelle s'installe de manière naturelle.

Après avoir passé suffisamment de temps avec notre équipe, et une fois que nous sommes suffisamment à l'aise avec elle, nous sommes en mesure de communiquer avec eux à un niveau plus personnel, ce qui améliore en conséquence l'efficacité de notre communication au travail.

Notre défi était donc le suivant : Comment pouvons-nous créer ces pratiques non formelles qui sont, selon nous, extrêmement importantes au travail ?

Nous définissons la communication non formelle comme le niveau de familiarité et d'aisance entre deux membres de l'équipe. Il faut du temps pour apprendre à connaître une autre personne, et le faire à distance est un vrai défi.

C'est pour nous un aspect très important, puisqu'il est directement lié au bien-être des membres dans notre entreprise, et que cela crée également un environnement de travail durable.

Ce défi est plus délicat à résoudre que le précédent, mais il est pour nous nécessaire pour que le travail à distance reste efficace à long terme.

L'une de nos solutions pour résoudre ce problème a été de créer un environnement de travail en ligne, qui se rapproche le plus possible de l'expérience de bureau.

Nous avons alors commencé à utiliser Discord pour les réunions au lieu d'outils plus classiques comme Zoom ou Google Meet.

Cela nous permet de créer un environnement virtuel un peu plus décontracté et détendu pour tout le monde. De plus, Discord permet l'utilisation de canaux dédiés aux différents sujets de discussion, et la création de salles de réunion virtuelles.

Par exemple, nous avons un canal discord appelé "Café Rooftop" que nous utilisons uniquement pour discuter entre nous à l'oral, comme on le ferait autour d'une vraie machine à café. C'est un des canaux spécifiques que nous avons créés pour les petites discussions qui ne sont pas nécessairement liées au travail. Ceci nous permet de casser l'aspect formel habituel des appels audio/vidéo.

Si vous souhaitez discuter avec des personnes spécifiques sur un sujet précis, il existe des "salles de réunion" conçues spécialement pour ce rôle.

Nous essayons également d'utiliser la webcam par défaut pour recréer un environnement de travail agréable et favoriser les interactions sociales entre nous.

À noter que c'est la "salle de réunion #4" qui a les plus grandes fenêtres 😅

Du coup, il nous arrive parfois de passer tout une après-midi sur Discord, comme on le ferait dans un vrai bureau, à alterner des plages de concentration et à échanger seulement de temps en temps avec le collègue avec qui l'on partage la salle sur Discord.

La situation après la mise en quarantaine

Lorsque le premier confinement est arrivé, nous avions heureusement quelques bases pour effectuer une transition efficace vers une expérience de travail en remote complète, grâce aux défis d'onboarding de Thomas.

Bien sûr, nous n'étions pas aussi bien préparés que nous l'aurions voulu, mais nous avons fait de notre mieux pour nous adapter à cette nouvelle situation.

Ainsi, malgré cette transition inattendue, nous avons rapidement été productifs en travaillant à distance. Heureusement d'ailleurs puisque nous avons rapidement été mis à contribution en hébergeant le site jeveuxaider.gouv.fr.

D'ailleurs, nous avons beaucoup recruté durant la pandémie puisque que notre entreprise a doublé de taille, tous onboardés entièrement ou quasiment entièrement à distance.

Voici quelques actions que nous avons mises en place pour être efficaces à distance.

Comment gérer la synchronisation ?

Avec cette croissance, la synchronisation avec tous les membres de l'entreprise devient une tâche plus difficile à réaliser, en raison de la quantité d'informations qui sont partagées.

Pour remédier à cela, nous avons mis en place de nouvelles solutions pour surmonter cette surcharge d'informations.

L'une d'entre elles est le Weekly Synchronisation Meeting (WSM). Cette réunion a lieu deux fois par semaine et est totalement à l'écrit sur un canal Slack.

Tous les lundis, chaque membre partage dans ce canal ce qu'il ressent au travail et dans sa vie personnelle (s'il veut parler d'un événement qui pourrait affecter la vie au travail par exemple). Puis il précise quels sont ses objectifs pour la semaine.

Le vendredi, la deuxième partie du WSM a lieu. Cette partie est centrée sur le partage de la façon dont le travail s'est déroulé dans la semaine, ce que vous avez réussi à faire et ce qui nous a bloqué, et tout ce que nous souhaitons partager avec le reste de l'équipe.

Le WSM est notre propre méthode pour nous synchroniser avec tous les membres de l'entreprise, qu'ils fassent partie de la même équipe ou non.

Il nous permet de savoir ce qui se passe autour de nous dans l'entreprise et peut donner lieu à des conversations intéressantes et à une interaction sociale si quelqu'un veut discuter d'un point spécifique du WSM avec la personne postant le message.

Slack est également très efficace pour ce type de réunion. Il permet à la réunion de se dérouler de manière asynchrone, ce qui est pratique puisque cela ne prendra pas autant de temps qu'une réunion normale.

La fonction de réponse au fil de discussion est également idéale pour cette utilisation, car elle permet à chacun de discuter d'un point spécifique, sans déranger ceux qui ne sont pas impliqués dans cette conversation.

Nos rituels pour travailler en remote

En ce qui concerne les rituels, nous avons différents types de réunions pour différents objectifs.

Ces réunions sont destinées à permettre à tous les membres de l'entreprise de se synchroniser autant que possible. Notre objectif est d'éviter la confusion qui peut se produire avec la communication à distance.

Sans trop entrer dans les détails, nous avons la Réunion d'amélioration continue (CIM - Continuous Improvement Meeting) qui a lieu tous les 3 mois et qui a pour but de discuter des sujets à améliorer dans l'entreprise.

Lors de nos réunions, ateliers ou rétrospective, nous utilisons énormément l'outil Metro Retro qui est pour nous l'outil en ligne se rapprochant le plus de l'expérience du paper board et ses posts-its.

Il y a le All Hands Meeeting, parfois appelé Town Hall dans d'autres entreprises, qui a lieu une fois par trimestre et qui est un récapitulatif de ce qui s'est passé au cours du trimestre précédent et la vision pour les trimestres à venir.

Le One-on-one (O3) a lieu chaque semaine et permet la synchronisation entre un membre de l'équipe et son manager. Pour ceux qui ne connaissent pas, voici une très bonne intro aux O3s.

Et enfin notre dernière nouveauté, le Offsite que nous avons commencé en octobre 2021, et que nous allons essayer d'organiser 2 à 3 fois par an.

Notre premier Offsite a duré 3 jours, durant lesquels nous nous sommes tous réunis dans un même lieu et avons fait diverses activités ludiques et des réunions plus classiques.

La première a eu lieu à Avignon, en France, et a été un succès. C'était la première fois que toute l'équipe passait quelques jours ensemble.

Comment nous communiquons

Le travail en remote nécessite de mieux communiquer. Inspirée de la pyramide de de la communcation de Lise QUESNEL, voici notre propre hiérarchie des moyens de communication.

Nous considérons que tout doit commencer par un message écrit sur Slack (qui est la base de la pyramide), et nous procédons ensuite à une logique d'escalade.

Cela signifie que nous privilégions le chat écrit sur Slack pour la plupart des informations. Nous pensons que c'est un canal parfait pour partager des informations de manière efficace et asynchrone.

Cependant, dans certains cas, Slack n'est pas la meilleure solution et l'écrit peut créer de la confusion. Pour éviter cela, l'étape suivante de la pyramide est l'appel sur Discord. Le chat vocal permet une compréhension plus facile, et élimine ainsi toute forme de confusion qui s'est produite ou aurait pu se produire via Slack.

Au sommet de cette pyramide vient la conversation en face à face, lorsque cela est possible. C'est le meilleur moyen d'éviter tout malentendu. Mais évidemment, pour la plupart des membres de l'équipe, ce n'est pas quelque chose que nous pouvons faire quotidiennement.

Pour remplacer cela, nous pouvons passer un appel vidéo avec la webcam activée (sur Discord). Une communication vocale claire est très importante et plus efficace qu'un simple chat textuel. Et l'addition de la caméra ajoute une couche à la communication, y compris un visuel sur votre interlocuteur, rendant l'appel un peu plus naturel, notamment en voyant le langage corporel de votre coéquipier ou coéquipière.

Le travail à distance chez Scalingo aujourd'hui

Aujourd'hui, notre entreprise compte 17 employés répartis sur 4 sites différents en France, avec de nombreux recrutements en perspective. Nous nous considérons comme "remote first".

Depuis août 2021, Scalingo a décidé de garder et de pousser notre politique de remote first, mais nous proposons désormais une forme hybride de travail à distance, mélangeant le meilleur des deux mondes.

Ce que nous entendons par hybride, c'est que nous maintenons notre politique de travail axée principalement sur le travail à distance, mais nous laissons également chaque personne décider si elle veut poursuivre le travail à distance ou aller au bureau.

Nous considérons que les deux solutions sont durables, et chacun a ses préférences lorsqu'il s'agit de gérer son propre travail.

Pour mieux comprendre ces préférences, nous avons mené une enquête interne sur la façon dont les employés vivent le travail à distance.

Les résultats montrent que la majorité d'entre eux apprécient cette expérience, avec une note moyenne de 8 sur 10, et qu'ils préfèrent le travail à distance au travail régulier au bureau.

La plupart disent avoir le sentiment d'être plus productifs en travaillant à distance. Et ont également une meilleure capacité de concentration, puisque chacun a ses propres pratiques et sa propre configuration à la maison.

Cependant, le travail à distance n'est pas parfait. Certaines personnes affirment qu'au contraire, le travail à domicile peut être un peu plus difficile en raison des distractions. Et que cela peut également conduire à un isolement social et à des difficultés de communication dans certaines situations.

Afin d'éviter ces inconvénients, et de créer plus d'interaction sociale entre tous les membres de l'équipe. Nous avons décidé de mettre en place de nouvelles règles :

• Organisation du travail en étant conscient que certaines personnes sont en remote, sans les exclure ou créer un déséquilibre.
• Frais de coworking pris en charge pour les gens en full remote.
• Prime de coworking pour que tout le mode puisse être convenablement installé à son domicile.
• Onboarding d'1 à 2 semaines en présentiel à Strasbourg : lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint l'entreprise, nous nous assurons de l'inviter à Strasbourg pour l'onboarding.
• Allez au bureau au moins une fois par mois : on s'organise pour avoir au moins un jour par mois pour tous nous rencontrer et travailler ensemble dans le bureau de Strasbourg.
• Offsite tous les 6 mois : Le premier Offsite a été un succès et a été une excellente occasion pour tout le monde de se rencontrer et de passer quelques jours ensemble en personne. Nous aimerions maintenir cette cohésion d'équipe et le Offsite semble être une solution parfaite pour cela.

L'expérience personnelle d'Alice

Pour comprendre un peu plus en profondeur comment le travail à distance peut affecter un membre de l'équipe, nous avons interviewé l'une de nos employés, Alice. Alice est notre Key Account Manager, ou Directrice de Projets Grands Comptes et elle travaille à distance depuis Paris.

Alice a vécu le travail à distance comme la plupart des gens avec le premier confinement. Cela était inattendu, et personne n'était vraiment prêt pour cela.

Après avoir expérimenté pendant plus d'un an la gestion du travail à distance, et après avoir rejoint Scalingo il y a quelques mois. Alice a revu ses méthodes de gestion du travail à distance et en est maintenant satisfaite.

Tout d'abord, pour Alice, la plus grande force du travail à distance est la flexibilité des heures de travail.

En tant que mère, la flexibilité des horaires de travail est pour elle l'occasion de créer un équilibre parfait entre le travail et la vie personnelle.

Cela lui permet d'être disponible quand il le faut pour s'occuper de son enfant et de réduire son stress global face à cette responsabilité.

En plus de créer un environnement de travail serein, cela lui permet de gagner un temps considérable en matière de transport.

Alice a la possibilité de travailler dans une pièce privée transformée en bureau, à l'extérieur de sa maison. Cela lui permet de séparer son espace de travail de son domicile et lui offre un meilleur environnement pour se concentrer.

Bien sûr, tout le monde ne peut pas avoir un bureau à l'extérieur de chez soi, alors Alice suggère d'utiliser un espace neutre dans votre maison et de le transformer en bureau.

C'est ce qu'elle a fait avec la chambre de sa fille pendant ses premiers jours de travail à distance.

En résumé, pour Alice, le travail à domicile représente une excellente solution pour optimiser l'équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée. Elle a ainsi plus de temps pour s'occuper de sa fille.

Maintenant, le travail à distance n'étant pas parfait, il y a toujours des inconvénients.

Pour Alice, c'est principalement l'isolement social, et c'est l'un des inconvénients les plus courants pour la plupart des travailleurs et travailleuses à distance.

Elle affirme que le travail en remote amène un manque d'interaction et de vie sociale, notamment avec les collègues de travail.

La pause café semble être non seulement une pause dans le travail, mais aussi l'occasion d'avoir une interaction sociale. Et Alice pense que cela fait défaut au travail à distance.

Pour résoudre ce problème, Alice a deux solutions :

Premièrement, il y a l'alternative Discord qui offre la possibilité d'une interaction sociale virtuelle. Ce n'est pas aussi bien que de voir quelqu'un en face à face, mais c'est une solution parfaite pour le travail à distance.

La deuxième solution qu'Alice a trouvée est de travailler deux jours par semaine avec Thomas, qui se trouve également à Paris. De cette façon, Alice et Thomas peuvent continuer à travailler à distance, tout en étant dans le même bureau de co-working. Cela leur permet d'éviter l'isolement social, et comme ils font tous deux partie de l'équipe des ventes, ils peuvent parfaitement se synchroniser en personne.

Conclusion

Pour terminer ce premier article sur la vie chez Scalingo, nous avons voulu partager avec vous la façon dont nous avons géré notre propre style de travail en remote.

Nous pensons que le travail à distance est une excellente alternative pour nous et pour notre type de travail. Et nous sommes globalement satisfaits de la façon dont cela se passe, et de notre organisation interne. Nous pensons à l'améliorer en continu.

Le travail en remote présente de nombreux avantages pour tous les membres de l'équipe, et la flexibilité des horaires de travail peut être un atout pour gérer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

La réduction du temps et de l'argent consacrés aux transports est également un gain important pour notre équipe.

Cela aide chacun à réduire son stress, et permet de gérer sa propre organisation à la maison, ce qui permet une meilleure productivité.

Cependant, le travail à distance n'est pas parfait, et il peut y avoir de multiples inconvénients selon les personnes et la façon dont elles gèrent leur expérience à distance.

Les problèmes les plus courants semblent être l'isolement social, les difficultés de communication et le fait de passer trop de temps à la maison.

Nous avons mis en place de multiples solutions pour aider à résoudre ces problèmes, comme les canaux non formels Discord, les Offsites, les moments au bureau au moins une fois par mois.

Ces solutions semblent être efficaces, néanmoins, nous essayons constamment d'améliorer notre processus.

Et nous pensons que l'amélioration constante est non seulement normale mais nécessaire afin d'optimiser notre gestion et d'améliorer les conditions de travail de notre équipe.