Life at Scalingo #1 : du bureau au remote hybride

Si le travail à distance s’est généralisé durant la pandémie et les confinements successifs, certaines entreprises préfèrent aujourd’hui retourner à un modèle de travail plus classique, en présentiel.

Chez Scalingo, plutôt que d’envisager cette situation comme temporaire, nous avons décidé de la pérenniser et nous nous considérons aujourd’hui comme une entreprise “remote-first”, avec la possibilité d’un télétravail hybride pour ceux qui le souhaitent.

Une transformation positive pour notre entreprise, mais qui a apporté sa dose de défis, car le passage d’une organisation au bureau à une organisation entièrement à distance, avec des employés aux quatre coins de la France, demande beaucoup de changements.

Dans cet article, nous allons partager notre expérience et nos conseils sur l'organisation d'une équipe en remote.

C'est parti !

Contexte : un peu d'histoire de Scalingo

Chez Scalingo, nous fournissons des solutions d’hébergement cloud en tant que PaaS, un domaine naturellement orienté vers le numérique et compatible avec le télétravail. Cependant, l’adaptation au travail à distance n’a pas été immédiate, et la pandémie a accéléré ce passage de manière incontournable.

En 2019, Scalingo était une petite équipe, tous basés dans le même bureau à Strasbourg, où les échanges se faisaient naturellement en présentiel. Nous étions déjà favorables au télétravail ponctuel pour répondre aux besoins individuels, et avions soigneusement choisi des outils permettant à chacun de rester productif, que ce soit depuis un espace de coworking ou en déplacement.

En milieu d’année, notre équipe s’est agrandie avec un premier collaborateur 100 % à distance basé à Paris, qui nous rendait visite occasionnellement au bureau. Cette première expérience nous a poussés à renforcer nos pratiques de travail à distance.

Puis est arrivée l’année 2020, avec son lot de défis.

Adaptation au full-remote pendant la pandémie

Lorsque le confinement a été instauré, nous avons pu nous appuyer sur ces premières expériences pour adopter rapidement le full-remote. Grâce aux outils et aux pratiques déjà en place, nous avons pu maintenir un haut niveau de productivité dès les premiers jours, une nécessité alors que nous accueillions de nouveaux projets tels que l’hébergement du site jeveuxaider.gouv.fr.

Durant cette période, notre équipe a continué de grandir, doublant même de taille en un temps record. Tous les nouveaux collaborateurs ont été intégrés entièrement – ou presque – à distance, consolidant ainsi notre culture du télétravail.

Le travail à distance chez Scalingo aujourd'hui

Aujourd'hui, notre entreprise compte une trentaine de collaborateurs répartis dans toute la France, et nous adoptons pleinement une culture "remote first". Depuis août 2021, Scalingo a renforcé son approche du travail à distance, en proposant un modèle de travail hybride, pour tirer le meilleur des deux mondes.

Concrètement, cela signifie que notre politique reste axée sur le remote, mais chacun peut choisir librement de travailler à distance ou de venir au bureau. Nous pensons que les deux options sont viables à long terme, et chacun doit pouvoir organiser son travail selon ses préférences.

Pour offrir à tous un cadre de travail flexible et satisfaisant, que ce soit en full remote ou en mode hybride, nous avons mis en place quelques mesures :

• Organisation du travail inclusive : nous nous assurons que les processus de travail intègrent pleinement les collaborateurs en remote, sans créer de déséquilibre.

• Prise en charge des frais de coworking : pour nos collaborateurs en full remote, nous couvrons les frais de coworking pour leur offrir un environnement de travail adapté.

• Onboarding à Strasbourg : chaque nouvel arrivant est invité à Strasbourg pour un onboarding de 1 à 2 semaines en présentiel afin de bien s’intégrer.

• Rencontres d’équipe mensuelles : nous encourageons les membres de chaque équipe à se réunir au moins une fois par mois, autant que possible, et à Strasbourg pour ceux qui le peuvent.

• Offsites & Get Togethers : nos Offsites sont des moments privilégiés qui renforcent notre cohésion d’équipe et permettent à chacun de se retrouver en personne ; nous souhaitons continuer à faire vivre cette dynamique grâce à ces événements.Ces initiatives permettent de maintenir un esprit d’équipe fort et de garantir un équilibre entre flexibilité et liens sociaux.

• Social Budget : Enfin, Scalingo met à disposition de chaque manager un budget trimestriel de 30€ par personne afin d'organiser une activité au sein de son équipe. L'objectif est de réduire la "barrière de la distance" et de renforcer les liens au sein des équipes, hors cadre professionnel.

Nos rituels pour travailler en remote

Avec notre croissance, la synchronisation avec tous les membres de l'entreprise est devenue une tâche plus difficile à réaliser, en raison de la quantité d'informations qui sont partagées au quotidien.

Pour remédier à cela, nous avons mis en place de nouveaux rituels destinées à permettre à tous les membres de l'entreprise de se synchroniser autant que possible. Notre objectif est d'éviter la confusion qui peut se produire avec la communication à distance.

Il y a par exemple le All Hands Meeting, parfois appelé Town Hall dans d'autres entreprises, qui a lieu une fois par trimestre et qui est un récapitulatif de ce qui s'est passé au cours du trimestre précédent et la vision pour les trimestres à venir.

Nous avons également mis en place récemment de nouveaux rendez-vous, pour aider chacun à comprendre les rôles des différentes équipes et poser toutes leurs questions.

Les Tech Office Hours sont organisées toutes les deux semaines et permettent à tous les employés intéressés de poser des questions sur le produit ou sur notre écosystème, dans un cadre créé spécialement à cet effet. Un ajout qui permet à la fois à notre équipe technique d’avoir un moment dédié pour répondre à toutes les interrogations de leurs collègues, mais qui permet aussi une meilleure intégration des nouveaux employés les moins techniques pour les aider à mieux comprendre la plateforme.

Autre rendez-vous régulier, les Scalingo Meetups, où des personnes de l’équipe peuvent venir expliquer une partie plus méconnue de leur travail ou faire un tutoriel sur un outil utilisé dans leur quotidien.

Nous avons également des réunions plus classiques, comme le One-on-One (O3), qui a lieu chaque semaine et permet la synchronisation entre un membre de l'équipe et son manager.

En plus de ça, chaque équipe a ses propres rituels et réunions récurrentes, selon ses besoins.

Et enfin, nos très attendus Offsites annuels, dont le plus récent a eu lieu en septembre 2024. L’occasion pour l’équipe de se rencontrer ou de se retrouver et de travailler ensemble sur divers sujets, au sein d’ateliers, mais aussi de se détendre, lors de randonnées ou d’activités.

Comment nous communiquons

Le travail en remote nécessite de mieux communiquer. Inspirée de la pyramide de de la communcation de Lise QUESNEL, voici notre propre hiérarchie des moyens de communication.

Nous considérons que tout doit commencer par un message écrit sur Slack (qui est la base de la pyramide), et nous procédons ensuite à une logique d'escalade.

Cela signifie que nous privilégions le chat écrit sur Slack pour la plupart des informations. Nous pensons que c'est un canal parfait pour partager des informations de manière efficace et asynchrone.

Cependant, dans certains cas, l'écrit n'est pas la meilleure solution et peut créer de la confusion. Pour éviter cela, l'étape suivante de la pyramide est l'appel sur Slack. Le chat vocal permet une compréhension plus facile, et élimine ainsi toute forme de confusion qui s'est produite ou aurait pu se produire via l'écrit.

Au sommet de cette pyramide vient la conversation en face à face, lorsque cela est possible. C'est le meilleur moyen d'éviter tout malentendu. Mais évidemment, pour la plupart des membres de l'équipe, ce n'est pas quelque chose que nous pouvons faire quotidiennement.

Pour remplacer cela, nous pouvons passer un appel vidéo avec la webcam activée (sur Slack). Une communication vocale claire est très importante et plus efficace qu'un simple chat textuel. Et l'addition de la caméra ajoute une couche à la communication, y compris un visuel sur votre interlocuteur, rendant l'appel un peu plus naturel, notamment en voyant le langage corporel de votre coéquipier ou coéquipière.

L’expérience des employés de Scalingo

Qui de mieux que les employés de Scalingo eux-mêmes pour parler de leur expérience de travail à distance ? Nous les avons donc interrogés pour obtenir leur ressenti sincère, et savoir ce qu’ils appréciaient dans cette manière de travailler et ce qui pouvait leur poser problème.

Pour donner un peu de contexte, aujourd’hui, les choses ont changé par rapport aux débuts du télétravail chez Scalingo : désormais, plusieurs personnes ont été recrutées en sachant que leur travail serait entièrement à distance et étaient préparées à cette organisation. Pour une bonne partie d’entre elles, ce n’était d’ailleurs pas leur première expérience de télétravail et leur ressenti est donc forcément biaisé de ce côté.

En partant de ce principe, si le travail à distance n’est pas adapté à tous les types de travailleurs ou d’entreprises, chez Scalingo, c’est donc logiquement largement apprécié. Toutes les personnes qui ont accepté de répondre à notre sondage vivent bien le remote, avec des notes de satisfaction de leur expérience de travail à distance allant de 8 à 10 sur 10.

Ils apprécient particulièrement la possibilité d’adapter le travail à leur mode de vie, de ne pas avoir à ajouter du temps de transport dans leur journée, la flexibilité des horaires et la liberté de mouvement, avec la possibilité d’aller travailler dans des espaces prévus à cet effet, ou dans d’autres pièces de leur domicile pour changer un peu de décor. D’autres encore soulignent les bienfaits du télétravail sur leur concentration, où les interruptions sont minimales parce qu’elles sont principalement faites à l’écrit, via Slack comme nous l’expliquions au-dessus. Notre culture de l’écrit a également été décrite comme ayant l’avantage de “favoriser le partage de connaissances”.

Pour autant, comme pour le travail en présentiel, tout n’est pas parfait : le principal risque du travail à distance reste le sentiment d’isolement. S’il n’est pas partagé par tous, certains regrettent par exemple qu’il soit “plus difficile de connaître tous ses collègues”, surtout ceux d’autres équipes, ou encore disent ressentir un “manque d’interactions sociales”. Comme nous l’avons décrit, Scalingo s’efforce de mettre en place des rituels pour éviter que le travail à distance ne soit trop solitaire, mais le remote continue d’avoir cet inconvénient principal. Chacun a sa propre astuce pour éviter un isolement total, l’option préférée étant le coworking.

Mais notre petite enquête montre que, malgré quelques points négatifs, les employés interrogés trouvent qu’il y a plus de bénéfices que d’inconvénients, vu que la grande majorité d’entre eux ne voudraient pas spécialement revenir à un travail en présentiel, certains ayant même choisi explicitement un poste en télétravail total.

Quelques autres apprécieraient une forme plus hybride, pour “voir les collègues” et “aborder des sujets qui sont plus faciles à gérer en face-à-face”. Une option qui existe chez Scalingo vu que nous laissons le choix à ceux qui le souhaitent de venir au bureau sur place, mais forcément limitée par son lieu d’habitation. Mais en tout cas, aucun d’entre eux ne choisirait pour le moment de revenir à une formule plus classique en présentiel total.

Sources Images: Aleh Tsikhanau on Unsplash, Flipsnack sur Unsplash & Chris Montgomery sur Unsplash