Life at Scalingo : organiser un hackathon pour des équipes full remote

En plus des nouveautés de notre plateforme, Scalingo a décidé de se lancer un nouveau défi il y a quelques mois : organiser le premier hackathon de l’entreprise. Pourquoi ce hackathon, comment organise-t-on un hackathon dans une entreprise full remote et quels ont été les résultats de cette première expérimentation, on vous explique tout.

D’une idée à un événement concret

De base, tout est parti d’une idée : puisque Scalingo avait inclus de nouvelles capacités à sa plateforme, notamment du côté de l’intelligence artificielle avec pgvector et le plugin k-nn pour OpenSearch, pourquoi ne pas tester ce dont la plateforme était capable avec des projets concrets ? Et la meilleure façon de le faire ? Un hackathon, où nos ingénieurs pouvaient démontrer ce qu’ils pouvaient réaliser avec la plateforme sur laquelle ils travaillent quotidiennement.

Le choix d'un hackathon a été fait pour plusieurs raisons. La première, des exemples d’initiative similaires au sein d’autres entreprises qui ont montré que le format plait et mène à des projets intéressants et innovants. L’autre raison touche plus à la vie interne de l’entreprise : permettre à l’équipe tech de prendre du temps pour faire autre chose que leurs projets traditionnels du quotidien, expérimenter avec de nouvelles technologies mais aussi travailler avec des membres d'autres équipes avec qui la collaboration est plus limitée en temps normal.

Après avoir formulé cette idée, il était temps de la présenter au sein des équipes. Nous avons un rituel, dont nous avions déjà brièvement parlé ici, qui est le All Hands Meeting. L’occasion pour les équipes de se réunir et de parler de leurs accomplissements du trimestre et ce qu’ils vont mettre en place pour le trimestre suivant. C’est à cette occasion que l’idée a été évoquée et validée par les dirigeants et managers. Il était désormais temps de se lancer dans l’organisation de ce premier hackathon pour l’entreprise.

L’organisation d’un hackathon : challenges et apprentissages

Le thème a été rapidement défini : réaliser des projets autour de l’IA, en utilisant Scalingo. Samir Akarioh, DevRel chez Scalingo, nous a précisé les contours de ce thème : “Concrètement, ça pouvait être soit une application hébergée sur Scalingo, soit un projet utilisant une base de données Scalingo, ou plus largement une application mettant en avant au moins une fonctionnalité de la plateforme, du moment qu’il y avait un composant IA.” Le but était également d’allier l’utile à l’agréable, avec des projets qui répondent à des use cases réels, que ce soit en interne ou pour répondre à des problématiques et besoins rencontrés par nos clients. A la fin, après les trois jours que durait le hackathon, les participants devaient présenter leur projet, à distance, fonctionnement en remote oblige, afin qu’ils puissent expliquer leur produit, leurs choix techniques et les réflexions derrière leurs idées.

Le premier défi a été rencontré par les managers. Le but étant de permettre aux participants du hackathon de se concentrer entièrement sur cet événement, il a fallu un travail commun des managers des équipes techniques et de notre RH pour s’assurer que sur cette période, ils puissent être déchargés de leurs tâches courantes. “Pour que ça fonctionne correctement, on s’est aussi concertés en amont avec les managers et les équipes RH, afin que le hackathon soit vraiment reconnu comme une priorité, et pas comme une activité “en plus”.” explique Samir Akarioh. Il a donc fallu réorganiser les tâches en interne, afin que l’excellence de service de notre plateforme, notamment au support, puisse être conservée sans accroc. D’autres règles ont été mises en place pour s’assurer que les participants puissent conserver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, en limitant la création aux horaires de travail habituels, afin que tout reste dans un cadre sain.

En tant qu’entreprise d’hébergement cloud sécurisé, nos exigences de sécurité sont également très importantes en interne. L’équipe InfoSec a donc été consultée en amont, pour s’assurer que l’exercice reste dans les clous : “Un ensemble de guidelines a été écrit pour respecter certaines contraintes. Il s’agit d’un allègement de nos processus de production.” indique Matthieu Bronner, Engineer Manager.

Enfin, afin d’ajouter un petit encouragement supplémentaire, un jury a été formé par plusieurs personnes, afin de pouvoir désigner une application gagnante suite aux présentations et offrir un prix défini au préalable à l’équipe désignée. Mais, vu que l’on reste dans une ambiance positive chez Scalingo, chaque équipe a également été récompensée pour sa participation.

Résultats et retours des équipes

Le premier retour des participants a été fait dès la réunion de kick-off de l’événement : “Je me rappelle que nous avons débuté le hackathon avec une certaine liste de critères et, dès le kick-off, il a été dit que cela rendait la compétition trop compliquée. Au pied levé, il a été décidé d’assouplir certaines exigences pour la notation afin de ne pas décourager les participants. Sachant que c’était un premier hackathon, nous avons appris sur le tas.” raconte Stéphane Le Choisnier, Engineering Manager. Plus particulièrement, l’organisation avait prévu de rendre obligatoire le fait d’utiliser un MCP et une base de données vectorielle dans les projets, mais suite aux retours des équipes, il a été décidé de rendre ce critère optionnel.

Ensuite, libre aux équipes de s’organiser durant les trois jours du hackathon. Certains ont confié avoir décidé de passer du temps à consulter des documentations et tutoriels, tous n’étant pas familiers avec les technologies couvertes par le défi. Le résultat ? Quatre projets centrés autour de l’usage de l’IA chez Scalingo :

• Un “smart autoscaler” basé sur le machine learning

• Un assistant IA capable de faire un premier niveau de diagnostic en cas de dysfonctionnement d’une app d’un client

• Une IA capable de réaliser un diagnostic des problèmes de déploiement et d’exécution

• Un projet visant à mettre en évidence les solutions d’optimisation pour réduire la consommation de tokens

Nous vous en dirons plus sur ces projets dans de prochains articles.

Au final, les retours sur cette expérience ont été très positifs de la part de toutes les personnes impliquées. La direction et les managers ont approuvé l’idée dès le début, l’important pour eux étant de s’assurer que l’organisation convenait aussi bien aux employés qu’à l’entreprise. Quant aux participants, ils ont rapporté avoir apprécié l’exercice, qui leur a offert une rupture dans leur quotidien et leur a donné la possibilité de se pencher sur des technologies avec lesquels ils n’étaient pas forcément familiers. Autre aspect mis en avant, la collaboration inter équipe, très appréciée et qui a poussé les équipes à se challenger et à proposer des projets avancés techniquement, qui faisaient appel à toutes les différentes compétences présentes dans leur équipe de hackathon.

La suite

Ce hackathon a continué à prouver ce que l’on avait déjà souligné dans d’autres articles sur la vie au sein de Scalingo : permettre aux équipes d’avoir des rituels distincts de leur travail quotidien est indispensable aujourd’hui pour une entreprise en full remote, afin de créer et garder du lien entre les employés.

Et si ce hackathon était le premier chez Scalingo, il ne sera pas le dernier : toutes les personnes liées à l’organisation nous ont confirmé vouloir renouveler l’exercice, autour d’un autre sujet que l’IA. Si rien n’est encore confirmé ou mis en place, il y a déjà certaines pistes côté thèmes, comme l’observabilité ou encore trouver des solutions à des problèmes rencontrés par nos clients ou en interne.

D’autres articles viendront détailler les projets réalisés par nos équipes, qui pourront vous inspirer pour votre propre projet IA sur Scalingo.