Life at Scalingo #4 : Comment recruter une équipe technique sans biais ?
Chez Scalingo, nous nous engageons à recruter les meilleures personnes pour notre entreprise. Cela signifie embaucher les personnes qui correspondent à la fois aux besoins de notre société et à leurs propres aspirations. Nous croyons vraiment qu’avoir une équipe aux profils diversifiés et avec des points de vue différents nous aidera à atteindre notre objectif : être le meilleur PaaS souverain du marché.
Le recrutement est un processus souvent sous-estimé ou considéré comme une tâche compliquée à gérer. C’est effectivement un processus délicat et complexe qui implique des interactions humaines et qui peut être parfois influencé par des biais cognitifs.
En tant qu'entreprise tech en croissance, nous sommes conscients que ces biais peuvent se produire plus souvent qu’on ne le voudrait. C'est pourquoi nous avons élaboré ce que nous pensons être le meilleur processus d'embauche. Il tient compte des biais cognitifs, en tentant de les éviter autant que possible, tout en nous permettant de sélectionner les personnes les plus compétentes pour le poste.
Dans cet article, nous allons vous présenter le processus d'embauche que nous utilisons chez Scalingo. Nous passerons en revue les différentes étapes pour comprendre comment nous essayons d'éviter les biais de recrutement pour proposer une expérience la plus équitable possible aux personnes qui candidatent !
Personne n’est à l’abri des biais
Qu’est-ce qu’un biais ?
Un biais ou un biais cognitif est "un modèle systématique de déviation de la norme ou de la rationalité dans le jugement, qui conduit les individus à créer leur propre “réalité subjective” en fonction de leur propre perception"(Wikipedia).
En d'autres termes, il s'agit de la "façon dont une personne donnée comprend les événements, les faits et les autres personnes, qui est basée sur son propre ensemble de croyances et d'expériences et qui peut ne pas être raisonnable ou exacte" (Cambridge Dictionary).
Ces biais nous affectent quotidiennement. Ils se produisent de manière subconsciente, de sorte que nous ne sommes souvent même pas conscients de leur existence. Bien sûr, la sphère professionnelle n’est pas épargnée et cela peut notamment se produire pendant processus de recrutement.
Ces biais particuliers sont appelés biais de recrutement. Ils existent sous diverses formes, allant des croyances culturelles subconscientes aux croyances personnelles.
Quelques exemples de biais de recrutement pourraient être le biais de confirmation, l'effet de halo ou l'effet de contraste, mais il en existe une multitude de biais différents.
Pourquoi est-il essentiel de les éviter ?
Grâce à notre processus de recrutement, notre objectif est de nous assurer que nous sélectionnons la bonne personne pour le poste, tout en offrant à chaque personne qui candidate une expérience équitable et non affectée par les biais.
Cela implique que nous recherchons des candidats qui doivent non seulement posséder les compétences requises, mais aussi des personnes dont l'état d'esprit correspond à nos valeurs d'amélioration continue. Il est de notre responsabilité d'embaucher la bonne personne : une erreur pourrait être non seulement coûteuse, mais elle pourrait également affecter notre équipe, l'entreprise et bien sûr, la personne recrutée.
D'autre part, nous sommes conscients que le recrutement est un processus basé sur des interactions sociales. À chaque fois qu'il y a des interactions humaines, il y a des biais cognitifs. Cela signifie que l'ensemble de notre processus doit être pensé pour éviter autant que possible ces biais de recrutement.
Optimiser ce processus et éviter les biais n'est pas seulement important pour nous assurer de trouver la bonne personne pour le poste, mais c'est aussi notre devoir en tant qu'entreprise tech de premier plan de fournir l'expérience la plus équitable à tous les candidats. Quel que soit leur genre, leur origine, leur handicap ou tout autre facteur de discrimination.
L'équité envers tous les individus qui entrent en contact avec notre entreprise et l'acceptation de la diversité qui en découle font partie de nos valeurs fondamentales.
Notre guide pour un recrutement efficace et sans biais
Notre processus de recrutement est divisé en deux parties : la préparation interne et le processus de sélection.
Nous reviendrons plus tard sur le processus de sélection, mais en voici un résumé.
Du point de vue du candidat, le processus de sélection comporte 4 étapes :
- Appel de qualification (5 minutes) : c’est un appel rapide pour évaluer l'intérêt de la personne et les principaux aspects de l'offre d'emploi (salaire, politique de travail à domicile, langue parlée, etc.) Il ne s'agit pas d'un entretien, l'appel doit rester rapide.
- Test de présélection (20 minutes) : un QCM pour obtenir un score impartial concernant les compétences physiques et morales du candidat.
- Test de compétences (2 heures) : un échantillon de travail typique que le candidat effectuera dans l'entreprise, à faire depuis son domicile pendant une période de 7 jours.
- Entretien formel (1 heure) : une réunion en ligne pour évaluer si la personne correspond à la culture de l'entreprise.
Phase de préparation interne
Maintenant que vous avez découvert le processus de sélection, il y a beaucoup d’éléments à préparer avant même de commencer la sélection. C'est la phase de préparation interne.
La préparation interne est un processus qui aboutira à la publication d'une offre d'emploi.
Voici un résumé des étapes de la préparation interne :
- Trouvez les deux personnes qui géreront l'ensemble du processus de recrutement.
- Rédiger la description du poste
- Rédiger l'offre d'emploi
- Rédiger le test de sélection
- Rédiger le test d'aptitude et son tableau de bord
- Publier l'offre d'emploi
Pilote et co-pilote
Chez Scalingo, le processus de recrutement est dirigé par deux personnes de l'entreprise. Elles varient en fonction du poste concerné. En effet, il y a pour chaque embauche un binôme de deux personnes qui doivent mener à bien cette tâche : le pilote et le copilote.
Le rôle de pilote sera tenu par le futur manager du nouvel embauché, il sera la personne en charge de l'ensemble de l'embauche et dirigera les tâches qui sont impliquées dans ce processus.
Le co-pilote assiste le pilote dans ses différentes tâches et valide également la décision prise lors de l'embauche. Il est en effet plus facile de détecter les biais de recrutement lorsqu'il y a plus d'une personne qui est impliquée dans le processus.
Établir la description du poste
La description du poste est la pierre angulaire de tout le processus.
Elle désigne la formulation des besoins de l'équipe/du gestionnaire en termes d'embauche. Ce document ne sera utilisé qu'en interne. En d'autres termes, il s'agit d'une liste de toutes les attentes que doit combler la personne qui occupera ce poste.
Le but de ce document est d'établir les exigences requises pour le poste et de faciliter le processus de sélection par la suite.
Cette description doit inclure les principales exigences du poste, les fonctions et responsabilités spécifiées et les compétences souhaitées du candidat (ainsi que le niveau de maîtrise attendu), y compris les compétences non techniques.
Création de l'offre d'emploi
Une fois la description du poste terminée, il est temps de créer l'offre d'emploi, qui est le document contenant la fiche de poste affichée publiquement.
Il est essentiel de comprendre la différence entre les deux, car la description du poste est un document à usage interne uniquement, tandis que l'offre d'emploi est le document qui sera publiquement accessible aux candidats.
L'offre d'emploi comprend : une présentation de l'entreprise et de nos missions, le contenu de la fiche de poste (exigences, fonctions, compétences...), et d'autres informations importantes concernant l'entreprise et le poste.
Outre les obligations légales de créer une offre d'emploi non sexuée, nous accordons une attention particulière aux mots que nous utilisons pour rédiger l'offre et veillons à l'optimiser en utilisant un langage épicène et inclusif.
L'une des valeurs fondamentales chez Scalingo étant la transparence, l'ensemble du processus de sélection est aussi décrit dans l'offre d'emploi. La fourchette de salaire est également affichée de manière transparente.
Conception de la présélection et du test de compétences
L'étape suivante porte sur la création du test de sélection et de compétences qui sera administré.
Le score minimum est défini à l'avance. Toutes les personnes qui candidatent et obtiendront un score plus élevé que le minimum pourront passer au test suivant. À savoir : le test d'aptitudes physiques.
Chez Scalingo, nous utilisons Testdome pour héberger nos tests de sélection. Il dispose d'une énorme collection de questions adaptée à de nombreux postes.
Le test de compétences (ou test hard-skill) est un échantillon du travail que le candidat devra effectuer à son poste chez Scalingo. C'est un test qui devrait prendre entre 1 et 3 heures pour être complété. Les candidats auront une semaine pour remettre leur rendu, pour leur permettre d'anticiper et de gérer leur emploi du temps personnel.
L'objectif d'un tel test est d'évaluer les compétences de la personne candidate, sans aucun parti pris subjectif. Et pour s'assurer de cette impartialité, nous établissons un tableau de bord à chaque fois qu'un test de compétences est créé.
Cette carte de pointage sert au pilote et au copilote à évaluer les compétences du candidat à l'aide d'une liste de points simples concernant le résultat attendu de l'épreuve.
Ces questions contiendront trois mots-clés spécifiques :
- MUST→ signifie que cette question est obligatoire et qu'elle vaut 20 points.
- SHOULD → signifie que cette question est très importante mais pas obligatoire, elle vaut 5 points.
- MAY → signifie que cette question est importante, pas obligatoire mais un excellent point bonus et elle vaut 1 point.
L'objectif d'un tel processus est d'attribuer un score à chaque personne candidate, sur la base d'éléments les plus objectifs possibles, tout en éliminant les biais à l'embauche potentiels, côté recruteur.
Les points doivent donc être choisis avec soin : ils doivent être impartiaux et mesurables.
Publication de l'offre
Maintenant que tout est prêt, nous procédons à la publication de l'offre d'emploi sur JOIN. Nous l’avons choisi parce que c'est avant tout une plateforme de publication qui nous permet de publier facilement nos offres d'emploi sur LinkedIn, Indeed et de nombreux autres réseaux. Mais c'est aussi un logiciel d’Applicant Tracking System (ATS) conçu pour simplifier le processus d'embauche.
Un tel outil nous permet de centraliser toutes les candidatures au même endroit, et aide à optimiser le processus de candidature pour les candidats. Cela donne à tous les candidats la même chance d'être recrutés et nous aide à être impartiaux pendant le processus de sélection, tout en centralisant les candidatures et en respectant la confidentialité de leurs données.
Notre processus de sélection sur mesure
Le processus de sélection est l'étape cruciale de tout le processus d'embauche, et c'est là que les biais sont le plus susceptibles de se produire.
Afin d'éviter une telle situation, notre processus en 3 étapes chez Scalingo a été stratégiquement construit en tenant compte de l'existence de biais de recrutement pour donner à nos managers un parcours complet de la phase de sélection, et comment sélectionner un candidat sans biais.
La phase de qualification
Le processus de sélection commence d’abord par la phase de qualification. Cette étape consiste à examiner les candidatures et à établir un premier contact avec les candidats.
Vous vous souvenez de la description de poste rédigée précédemment ? Elle nous servira d'examen objectif du curriculum vitae des candidats. Cela signifie que toute qualification ou tout rejet d'un CV sera entièrement basé sur sa correspondance ou non à la description du poste, rien d'autre.
En cas de rejet, nous enverrons un courriel de notification aux candidats concernés. JOIN propose un ensemble de modèles et d'e-mails automatiques pour nous aider dans cette tâche.
Pour les profils sélectionnés, nous pouvons procéder à l'appel de qualification. Il s’agit d’un appel rapide de 5 minutes du pilote au candidat sélectionné pour l'informer de notre intérêt, lui présenter notre processus de sélection et répondre à ses questions.
Nous rappelons également aux personnes candidates les spécifications de l'offre d'emploi et leur donnons un bref aperçu des modalités, que Scalingo est une entreprise remote-first et la fourchette de salaire prévue.
Si le candidat est intéressé et souhaite poursuivre, nous pouvons passer à la phase suivante.
La phase de test
La phase de test est l'étape suivante de notre processus de sélection. Elle consiste à faire passer aux candidats qualifiés les tests de présélection et les tests de compétences présentés précédemment.
Le premier à être envoyé est le test de présélection, qui consiste en une série de questions d'une durée d'environ 20 minutes. Pour éviter tout biais lors de cette phase de test, la règle est simple : si le candidat obtient un score supérieur au score attendu (établi lors de la phase de préparation), nous pouvons passer au test d'aptitude (le test hard-skill).
Le test d'aptitude professionnelle est un échantillon du travail que le candidat effectuera à son poste à Scalingo. Ce test devrait durer entre 1 et 3 heures. Pour rappel, le candidat dispose d'une semaine pour le compléter.
Encore une fois, afin d'éviter tout biais, le test du candidat sera évalué comme réussi ou non, uniquement sur la base de la carte de score créée précédemment. Le candidat ayant obtenu le meilleur score sera sélectionné. Ensuite, nous pourrons passer à la dernière phase, celle de l'entretien.
La phase d'entretien
La personne candidate est maintenant sélectionnée, félicitations ! La dernière étape de ce processus de sélection est la phase d'entretien.
Cet entretien formel permettra au pilote de discuter avec le candidat et d'en apprendre davantage sur la personne, sur ses expériences et de répondre à ses questions.
En plus, si le candidat le souhaite, il pourra choisir deux membres de l'équipe de Scalingo pour échanger, leur poser des questions et en apprendre plus sur l'équipe et son travail. Cette étape est optionnelle.
Bienvenue dans l'équipe !
Nous avons examiné les biais d'embauche potentiels qui pourraient se produire et nous avons élaboré un processus d'embauche conçu pour les éviter autant que possible.
Vous avez découvert la façon dont le recrutement fonctionne chez Scalingo et les différentes phases. Notre objectif est de fournir l'expérience la plus équitable possible à chaque candidat et d'éviter tout biais de recrutement potentiel qui pourrait avoir un impact sur les candidats et l'entreprise.
Ce processus est continuellement revu et optimisé. Nous cherchons à le rendre aussi efficace que possible.
Si vous souhaitez rejoindre notre équipe, apprenez-en plus sur les rituels chez Scalingo et n'oubliez pas de consulter nos postes ouverts !
